A nevezéseket a evfaja.hu oldalon keresztül lehet beküldeni, a fa vagy facsoport történetét és képeit mellékelve. Bárki jelölhet - családok, iskolai osztályok, civil szervezetek, baráti társaságok vagy munkahelyi közösségek is. Minél többen támogatják a nevezést, annál jobb, hiszen ez bizonyítja, hogy a fa valóban különleges szerepet tölt be a közösség életében.
A nevezett fák közül az Ökotárs négytagú szakmai zsűrije választja ki azt a 12-15 döntőst, amelyekre a közönség a júliustól októberig tartó voksolás folyamán szavazhat.
Így dől el, hogy melyik fa nyeri el a címet ebben az évben. Az Év Fája egy egészségügyi felmérésben részesül, és ha szüksége van rá, egy speciális ápolásra szóló utalványt is kap, amit díjátadó ünnepség keretében nyújtanak át a fát jelölőknek (várhatóan novemberben).
2011. óta a zsűri minden évben kiválasztja a Hős Fát is a döntősök közül.
Erre a címre olyan fák vagy facsoportok jelölését várjuk, melyek élete vagy természetes környezete, élőhelye veszélyben van, és amelyek megmentéséért a jelölők sikeresen küzdöttek vagy küzdenek még most is. Ezzel a kategóriával szeretnék – legalább jelképesen – elismerni azok áldozatos munkáját, akik kiállnak a fák, a zöldterületek megmentése érdekében.
A verseny döntősei közül partnerünk, az Országos Erdészeti Egyesület egy általa választott fát különdíjban is részesít.
A hazai verseny győztese részt vesz a jövő év elején megrendezett európai vetélkedőben is, amelyen az Európai Év Fája címet nyerheti el. A korábbi években négy alkalommal nyerte magyar fa a versenyt, idén is az országszerte ismertté vált a pécsi Havi-hegyi mandulafa kapta a legtöbb szavazatot!
Az Év Fája címet egy fa csak egyszer kaphatja meg, de a versenyben a korábban már jelölt fák is részt vehetnek.
A jelöléseket az evfaja.hu oldalon regisztrálva, az ott található űrlap kitöltésével, kizárólag online lehet beadni. Az Év Fája verseny szervezője az Ökotárs Alapítvány.
A vetélkedő célja, hogy a fák természetben betöltött szerepén keresztül hívja fel az emberek figyelmét a környezettudatosságra. A vetélkedő a nemzetközi Európai Év Fája versenyhez kapcsolódik, melyet az Ökotárs cseh testvérszervezete, a Nadace Partnerstvi szervez. A verseny magyarországi partnerei az Országos Erdészeti Egyesület, a Varga-Erdőmester Kft., a Szabad Föld, a Kenderkóc webáruház és a Civil Rádió.