Új időszámítás jön a vidéki munkahelyeken: mi lesz a kényelmes home office sorsa?

Elsőként megkerestük a Creaton South-East Europe Kft-nél Gergye Esztert, a vállalat délkelet-európai regionális HR igazgatóját, hogy elmondja milyen intézkedéseket vezettek be a cégnél. Tavaly február 26-án, az elsők között kezdték el bevezetni a védelmi intézkedéseket annak érdekében, hogy a munkatársaikat meg tudják védeni a fertőzéstől és a termelés fennakadás mentes legyen. Az egyik első lépés, a mobiltelefonok, laptopok és asztali nyomtatók beszerzése volt azért, hogy azokat a kollégákat, akiket a munkájuk nem köt szorosan a gyárhoz, haza tudják engedni. Elkészítették a COVID szabályzatukat, amelyet azóta is folyamatosan frissítenek, heti COVID értekezleteket tartanak a vezetőknek online, ők pedig tájékoztatják a munkatársaikat.

Elkészítették a home office szabályzatukat, korábban erre nem igazán volt lehetőség. A munkatársakkal a vezetőik szóban egyeztettek a home office-ról. Vegyes érzésekkel fogadták a döntést. A vezetők is aggódtak, nem igazán voltak biztosak abban, hogyan tudják a csapatokat összefogni, koordinálni úgy, hogy távol vannak nem csak tőlük, hanem egymástól is. Mivel nem volt idő alaposan felkészülni, gyorsan kellett lépni, számos kérdés merült fel bennük. Minden eszközrendelkezésükre áll? Egyeztetnek majd egymással? Nem lesznek elveszve? Tudják, hogy otthon is dolgozni kell? Szerencsére minden kérdésükre teljesen pozitív lett a válasz, amelyet a tavalyi év eredményei is igazolnak.

Döcögősebb volt az eleje, aztán beállt egyfajta rendszer, elkezdték látni a jó oldalát a home office-nak mind munkavállalói, mind munkáltatói oldalon.

Ahogy telt az idő, egyre inkább elkezdte érezni a csapat a munkatársak, a közös kávézás, az ebéd alatti sztorizgatás hiányát, és unni a melegítőnadrágot. Kitalálták, hogy az egy csoportban dolgozók heti rendszerességgel találkozzanak online, a munkaidőből egy kicsit lecsípve, de nem munkáról beszélgetve, amolyan közös online kávézás keretében. Jött a nyár, amikor lazítottak a kormányzati szabályozáson, így magánemberként volt lehetőség kimozdulni az otthoni irodából. Akkor gondolták, hogy megadják a lehetőséget arra, hogy visszatérjen az irodába az, aki szeretne. Néhányan jelezték, hogy heti 1-2 napra szívesen mennének, amolyan óvatos bemelegítésre. Mire többen felbátorodtak volna, jött a második hullám, így újra szigorítani kellett a szabályokon.

A termelésben dolgozó kollégáktól is érkezett jelzés, hogy hiányoznak nekik az „irodisták”, kisebb a mozgás, adott eseten nehézkesebb az ügyintézés. Volt aki jobban, volt aki nehezebben kezelte a helyzetet. A folyamatos kommunikáció, tájékoztatás és a türelem rendkívül fontos szerepet játszanak abban, hogy a munkatársak megértsék, minden okkal és az ő érdekükben történik.

A vállalat területén FFP2-es maszkot kell használni, amelyet biztosítanak a kollégák számára, kihelyezett automatákban áll rendelkezésre. Érintésmentes kézfertőtlenítőket telepítettek a vállalat számos pontjára és ózonos légtisztítókat, amelyek használatáról mindenki megkapta az oktatást. Negyedévente komoly vitamin csomagot adnak minden munkatársuknak, azoknak is, akik nem a Lenti üzemben dolgoznak. A tárgyalókból étkezőket alakítottak ki, hogy ezzel is csökkentsék az egy légtérben tartózkodók számát. A gyár nagymértékben automatizált, így az üzemekben a távolságtartás nem okoz problémát.

Tavaly nem kellett a COVID miatt egy munkavállalót sem elküldeni, sem munkaidőt csökkenteni, sőt a betegség miatti hiányzást is a korábbi közelében lévő, alacsony szinten tudták tartani. Az elért vállalati eredmények alapján a munkavállalóik 100%-os 13.havi fizetést kaptak, akár otthonról, akár az üzemben dolgoztak

- fogalmazott Gergye Eszter.

Az idei évben sokak számára megnyugtató volt a COVID-19 elleni vakcina elérhetősége. A hiteles tájékoztatás alapvető ebben a témában is. Ennek érdekében március 16-án Dr. Zacher Gábor tartott a munkatársaknak és hozzátartozóinak egy zártkörű Facebook csoportban interaktív előadást az oltásokról, hatásukról, a várható eredményekről. Felhívta a figyelmet arra, hogy a maszk viselése, a távolságtartás és a higiénia továbbra is nagy jelentőséggel bír.

A munkavállalóink közül egyre többen döntöttek a vakcina beadatása mellett. A vállalatnál az a döntés született, hogy a NAIH tájékoztatója alapján, az adatvédelmi szabályokat betartva felmérik, hogy hány százalékos az átoltottsági ráta a dolgozóik között. Ha megfelelő szinten lesznek, akkor lehetőséget adnak arra, hogy visszatérjenek az irodába azok, akik szeretnének, de marad a home office lehetőség annak, aki tart attól, hogy újra az irodában dolgozzon. A hibrid munkavégzést is biztosítják a munkavállalóik részére, néhányan már egy ideje, a munka jellegéből adódóan így dolgoznak. Heti 2-3 nap az irodában, a többi otthon.

A home office-ban dolgozó kollégák kiégése, vagy akár elmagányosodása mindenképp figyelmet kíván. Felhívták a vezető kollégák figyelmét arra, hogy különösen figyeljenek az otthon lévő munkatársakra, szánjanak egy kicsit több időt a beszélgetésre és az előre betervezett Teams megbeszéléseken kapcsolják be a kamerát, hogy lássák is egymást a többiekkel. A korábban, személyes jelenlét alatt elért bizalmi légkört sikerült megtartani, így nem okozott a munkatársaknak gondot, hogy őszintén és nyíltan beszéljenek a felmerülő kérdésekről. A kisebb döccenőket pedig mindig megoldják.

„Stronger together”, azaz Együtt erősebben a mottójuk az új, francia tulajdonosukkal január elején kezdődött együttműködési projektükben. Ez a pandémiás home office időszakra is rendkívül találó

- zárta gondolatait Gergye Eszter.

A következő nyilatkozó az országos irodahálózatot működtető Pannon-Work Zrt, ahol Greiner-Csapó Júlia HR és Kommunikációs vezető osztotta meg vállalatuk intézkedéseit és tapasztalatait. A vírust megelőző időszakban is jellemző volt, hogy a munkatársak home office-ban dolgozhattak, más szabályozások mentén. Példaértékű volt a vezetőség hozzáállása, a munkatársak védelmének érdekében. Amikor berobbant a járvány 3 nap alatt alakították át több mint 250 fő munkavégzését home-officera (HO). Ezalatt a 3 nap alatt az online térbe helyezték át az ügyfélszolgálatukat és szolgálták ki ügyfeleik igényeit.

Minden eszköz megvolt ahhoz, hogy lehetővé váljon a HO és megvolt a rugalmasság is a kollegáinkban. Ehhez kapcsolódóan társult egy kríziskommunikációs terv is, ami segítette a megvalósítást és az első hullám áthidalását

fogalmazott Greiner-Csapó Júlia.

Sajnos a vírushelyzet egyre jobban begyűrűzött és olyan intézkedéseket hoztak, ha bent is kell tartózkodniuk, akkor biztonságban legyenek, de végig lehetőségük volt otthonról dolgozni. Olyan szolgáltatást nyújtanak, amihez a személyes jelenlét elengedhetetlen vagy nagyon szoros kapcsolattartást jelent. Nem engedték vissza egyszerre az összes munkatársukat, hanem szabályozottan történt a visszatérés. Közben alkalmazkodtak partnereik igényeihez az online térben vagy személyesen.

Továbbra is lehetőség van a home office-ra a munkatársaknak, vezetőikkel egyeztetve. Szeretnék fenntartani a home office-t, mint lehetőséget, de minden attól függ, hogy a vírus milyen irányt vesz. Felkészültek arra, hogy az irodában bentről vagy otthonról dolgozzanak.

Az első pillanattól kezdve foglalkoztak dolgozóik mentális egészségével. Greiner-Csapó Júlia megosztott erre vonatkozó példákat is: life coach-ot a pandémiát megelőző időszakban is foglalkoztattak, de a járványidőszak alatt a kollégák hozzá fordulhattak, ha úgy érezték a munkával vagy magánéletükben olyan helyzet vagy elakadás állt elő, amit szeretnének egy szakemberrel megbeszélni. A life coach-hoz lett egy SOS vonal is, akit váratlan esemény történésekor, azonnal el lehetett érni.

Készítettek olyan videóanyagokat, amit munkatársaik online megnézhettek, igyekeztek segíteni abban, hogyan tudnak túljutni ezen a nehéz élethelyzeten. Osztottak meg olyan tréning lehetőségeket, amelyhez önkéntesen csatlakozhattak, amivel támogatást kaphattak. Bevezettek egy hangulatfigyelő rendszert, ahol szmájlikkal tudták megjelölni a hangulatukat és folyamatosan tudták monitorozni. Ha olyan visszajelzés érkezett, hogy nem érzi jól magát, akkor fel tudták venni a kollégával a kapcsolatot.

Számos olyan HR rendszerük működik, ami digitálisan elérhető, de tovább fejlesztették, így kollégák otthonról is hozzáférnek a munkájukhoz szükséges programokhoz, dokumentációkhoz, az őket érintő információkhoz és a velük kapcsolatos HR rendszerekhez, mint pl. képzés-fejlesztés, teljesítményértékelés, ötletláda stb. Most egy új időszámítás jön, amely ismét rugalmasságot igényel, akár otthoni vagy irodai munkavégzési helyen - tette hozzá Greiner-Csapó Júlia. Hozzátette:

Minden munkavállaló más élethelyzetben, más feladatkörben és korosztályban dolgozik, ebből kifolyólag a problémák is eltérőek lehetnek, ehhez pedig alkalmazkodniuk kell. Olyan aktivitásokat kell szervezniük és a munkanapjaikba csempészniük, ami a megváltozott helyzethez alkalmazkodik és a kormány intézkedései is lehetővé teszik. Egyre többet fognak találkozni és olyan programokat fognak szervezni, hogy a munkahelyi kapcsolatok újra megerősödjenek. Egyszerűen lépést kell tartani a változással.

Címlapkép: Getty Images